Справочник по фондам ЦДНА содержит сведения о документах личного происхождения и организаций, аудио и видеодокументах.

В справочник входят документы дореволюционного, советского и постсоветского периодов.

Среди личных фондов имеются документы по истории и генеалогии дворянских родов Голицыных, Веселовских, Трубецких и др.,; купчие на продажу крестьян, записки семейных расходов, характеризующие экономическое состояние семей и др. Имеются сведения о быте коммунальных квартир.

В документах упоминаются известные ученые, деятели науки и культуры: Н.И. Вавилов, Б.Д. Греков, С.А. Есенин, В.В. Маяковский, К.М. Паустовский, Р.Н. Симонов, П.А. Сытин, А. Шилов и др.

В фондах организаций и деятелей диссидентского и правозащитного движения имеются материалы по репрессиям и реабилитации репрессированных.

В материалах времен “перестройки” есть сведения о проведении демонстраций и митингов, о событиях в Грузии, Армении, Нагорном Карабахе и других регионах бывшего СССР.

Но, в основном, в архиве хранятся документы простых граждан, материалы которых в другие архивы не принимаются. Кроме самих документов, сведений о гражданах, сдавших свои архивы в ЦДНА, не имеется. Материалы поступают в архив в состоянии россыпи без оценки и разборки. Описание документов проводится в самом архиве. В настоящее время их 470 фондов и коллекций описано лишь 195. Описи листовые или карточные, в большинстве своем рукописные. Характерной особенностью фондов, хранимых в ЦДНА, является то, что в одном фонде сосредоточены документы на различных материальных носителях. Все это накладывает определенный отпечаток на характеристики фондов, включенных в справочник. Так, фонды личного происхождения сформированы по коллекционному принципу, что объясняется небольшим объемом и однородным составом дел.

Материалы в справочнике сгруппированы по разделам, внутри которых проведена классификация по подразделам и более мелким группам (например, в разделе II — Организации...). Порядок расположения характеристик алфавитный или тематический.

Раздел I. В раздел “Личные фонды  и  коллекции” включены семейные и родовые фонды. Порядок расположения их в данном разделе — алфавитный.

На фонды личного происхождения составлены индивидуальные характеристики, в состав которых входят: название фонда (Ф.И.О.), справочные сведения о фонде, краткая историческая справки и аннотация документов. Справочные сведения о фонде включают в себя номер фонда, его объем, крайние даты документов и указание на наличие научно-справочного аппарата (опись, сдаточная опись, указатель). Краткая историческая справка включает биографические сведения о фондообразователе, причем, полнота их зависит от наличия информации о фондообразователе в материалах фонда. Даты жизни и смерти фондообразователя и членов его семьи указываются в круглых скобках. Если дата неизвестна, то в скобках ставится знак вопроса.

Степень полноты содержания аннотации документов и ее построение зависят от специфики состава документов фонда, значимости информации и объема хранящихся в фонде документов.

Наличие в фонде изобразительных материалов (фотографий, рисунков и т.п.), как правило, отражено в заключительной части аннотации.

К фондам, имеющим опубликованные статьи, в подстрочных примечаниях дается библиографическая справка о публикациях (эти сведения также отражены в Библиографии).

Если материалы фонда хранятся не только в ЦДНА, но и в других архивах, в подстрочных примечаниях дается информация о месте их хранения.

Сведения о наличии соответствующих фонду фоно или видеозаписей также оговариваются в подстрочных примечаниях и одновременно дублируются в разделе III “Аудио и видеодокументы”.

Состав элементов коллекций в разделе “Личные фонды и коллекции” включает в себя название коллекции, справочные сведения, краткую историческую справку и аннотацию документов.

Завершает раздел Список неаннотированных личных фондов и коллекций.

Раздел II. Коллекции документов организаций, объединений и движений, как правило, созданы сотрудниками ЦДНА и студентами Историко-архивного института.

Внутри раздела фонды подразделяются на группы, грань между которыми весьма условна. Например: материалы первых демократических выборов, референдум и попытка государственного переворота; партии, народные фронты, движения и т.п. Внутри групп фонды расположены или в алфавитной, или в хронологической последовательности.

Вопреки существующим нормам и правилам характеристики в данном разделе составлены как на описанные, так и на ряд неописанных фондов. Это объяснятся, с одной стороны, необходимостью привлечь внимание исследователей и научной общественности к очень важным и интересным материалам, с другой стороны неопределенностью и неизвестностью дальнейшей судьбы ЦДНА и ограниченными возможностями архива в информировании общественности о наличии в архиве документов периода перестройки.

Построение характеристик на фонды коллекций традиционное. Однако при отсутствии описей на фонды в справочных сведениях о фонде количество дел не указывается, но аннотации содержания документов более подробные, что обусловлено необходимостью информирования о наличии в них важных по своему содержанию документов.

В конец раздела также включен Список неаннотированных фондов организаций и движений.

Раздел III представлен тематическими коллекциями, созданными сотрудниками ЦДНА. В справочник включены двадцать восемь коллекций фонодокументов и видеофонограмм. Внутри каждой коллекции отдельно выделяются типы документов (фонодокументы и видеофонограммы). Фонодокументы расположены по порядку номеров документов. Заголовок каждого фонодокумента фиксирует содержание (вопрос), дату и место события, время звучания. Для видеофонограмм указывается номер видеокассеты, порядковый номер документа (на кассете), его содержание, дата и время просмотра, в ряде случаев — создатели документа.

Раздел IV. Материалы периодической печати представлены алфавитным указателем коллекций самиздата, хранящихся в ЦДНА. Внутри каждой позиции библиографического описания указываются годы хранящихся в архиве экземпляров изданий.

К справочнику составлены Список сокращений, Именной указатель (глухой); Библиография сгруппирована по двум разделам:
"История и концепция "Народного архива"  и "Публикации и обзоры документов ЦДНА".